PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING (KEUNTUNGAN DAN KELEMAHANNYA DIBANDINGKAN INSOURCING)

Pendahuluan

Persoalan pengelolaan sistem informasi (SI) adalah persoalan yang tidak ada habis-habisnya.Tiap saat ditemukan metode dan sistem yang lebih baru dalam menjalankannya. Metode ini dapat berupa penggunaan manajemen kerja yang lebih baik, perencanaan pembuatan program yang lebih terinci hingga penggunaan piranti keras yang mempunyai kinerja lebih tinggi dibandingkan sebelumnya. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

  1. System Development Life Cycle (SDLC)

Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001).

  1. Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

  1. Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

  1. Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Untuk melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi tersebut dapat dilakukan dengan outsourcing atau alih daya. Menurut The British Computer Society, outsourcing adalah kegiatan memindahkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang demikian luas dari outsourcing ini, konsep ini seringkali juga disamakan dengan konsep lain seperti sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak lain.

Adapun Jenis-jenis outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting

Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.

  • Outsourcing

Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.

  • In Sourcing

Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.

  • Co-Sourcing

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai berikut:

  • Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen SI
  • Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu
  • Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem baru
  • Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan dan  operasional dari sistem baru

Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional SI yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi SI dan strategi bisnis perusahaan.

Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi SI dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi SI dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan SI dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:

  • Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain
  • Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
  • Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
  • Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya
  • Mekanisme control menjadi lebih baik.

Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, ada 6 alasan utama untuk Outsourcing :

Sedangkan faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing adalah:

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  • Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Bidang Outsourcing Sistem Informasi

Sebenarnya outsourcing SI dapat meliputi semua layanan SI yang dibutuhkan perusahaan. Price Waterhouse mencantumkan list pekerjaan yang dapat dioutsourcingkan antara lain:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan design jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Keuntungan Pengembangan SI melalui Outsourcing

Perusahaan peng-outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula. Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng-outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa saja yang layak dan perlu di outsource , berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Keuntungan dari praktik outsourcing antara lain adalah sebagai berikut:

  • Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.
  • Fleksibiltas untuk meresponse perubahan SI yang cepat, perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  • Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  • Akses pada pakar SI yang lebih baik.
  • Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.
  • Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  • Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem SI-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  • Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja SI.

Kelemahan Pengembangan SI melalui Outsourcing

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:

–        Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.

–        Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.

–        Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

–        Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

–        Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

–        Perubahan dalam gaya manajemen.

–        Proses seleksi kerja yang berbeda.

–        Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

Daftar Pustaka :

Outsourcing : Suatu solusi Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Informasi di Masa Depan, 2008. http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html.

Find The Best Outsourcing Information Security, 2010. http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-outsourcing-information-security

Bacheldor, Beth. 2010. Does Outsourcing IT Security Make You Uneasy? http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10647/does_outsourcing_it_security_make_you_uneasy

IT Outsourcing Update, 2010. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Developmenthttp://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Apriani, Ita. 2009. Effisiensi dan penghematan biaya melalui IT Outsourcing. http://www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing/

Lianna, 2010. IT Outsourcing.  http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

Kurniawan, Eka. 2009. Pentingnya outsourcing bidang teknologi informasi. http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-9.html

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

Yudistira, Yuan “Outsourcing In A Nutshell.” Outsourcing In A Nutshell EzineArticles.com. http://ezinearticles.com/?Outsourcing-­In-­A-­Nutshell&id=1167849

Dengan outsourcing maka Anda akan lebih fokus ke pekerjaan yang Anda kuasai saja. http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Triatmono, 2007. Best Practice IT Outsourcing…!!!. http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/#comment-205763

Bacheldor, Beth. 2010. Accenture Lands an Outsourcing Gig from an Offshore Client. http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10450/accenture_lands_an_outsourcing_gig_from_an_offshore_client

Hidayat, Filsuf. 2009.  Outsourcing Strategy As A Second Set Of Strategic Choicehttp://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Some advantages and disadvantages of information technology. http://www.smallbusinessbible.org/advan_disadvan_informationtechnology.html

In-House or Outsourced IT Infrastructure?, 2010.  http://epam-systems.blogspot.com/

VCalabrese , 2010.  Why Managed IT Services are Better. http://www.aiosolutions.com/IT-Blog/

Chopra, Renu. 2010.  Advice on outsourcing and information technology benefits. http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-information-technology-benefits/

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.